نرم‌افزار مدیریت ساختمان: چه امکاناتی باید داشته باشد؟ (چک‌لیست انتخاب)
قبل از انتخاب نرم‌افزار مدیریت ساختمان این چک‌لیست را بخوانید: شارژ و پرداخت، دسترسی ساکنین، پیامک، شفافیت مالی، امنیت داده و پشتیبانی. با ۱۰ سؤال ساده انتخاب کنید.
نرم‌افزار مدیریت ساختمان قرار است کار مدیر را ساده‌تر و حساب‌وکتاب را شفاف‌تر کند. ولی همه‌ی نرم‌افزارها یک‌جور نیستند و انتخاب اشتباه یعنی دوباره برگشتن به دفتر و اکسل. این ۱۰ معیار را قبل از انتخاب بررسی کنید.
۱) فارسی و راست‌به‌چپ واقعی
همه‌ی صفحه‌ها باید به فارسی باشند، تاریخ شمسی داشته باشند و اعداد و فرم‌ها راست‌به‌چپ و خوانا باشند. ساکنین مسن‌تر هم باید بتوانند بدون راهنما از آن استفاده کنند.
۲) کار روی گوشی
بیشتر ساکنین از موبایل استفاده می‌کنند. بررسی کنید که بدون نصب پیچیده و روی گوشی‌های معمولی روان باشد.
۳) محاسبه‌ی انعطاف‌پذیر شارژ
نرم‌افزار باید شارژ را بر اساس متراژ، تعداد نفرات، مبلغ ثابت یا ترکیب آن‌ها حساب کند و صدور ماهانه را خودکار کند.
۴) ثبت پرداخت و رسید
ساکن باید بتواند پرداخت را با عکس رسید ثبت کند و مدیر آن را تأیید یا رد کند. مانده‌ی هر واحد باید همیشه به‌روز باشد.
۵) دسترسی جدا برای هر نقش
هر ساکن فقط باید اطلاعات واحد خودش را ببیند، مدیر فقط ساختمان خودش را، و نیروهای خدماتی فقط کارهای خودشان را. امنیت و حریم خصوصی از همین‌جا شروع می‌شود.
۶) پیامک و اعلان
یادآوری شارژ، شارژ جدید و جلسه‌ها باید خودکار برسد. پیامک برای کسانی که هنوز در برنامه ثبت‌نام نکرده‌اند هم اهمیت دارد.
۷) شفافیت و ثبت غیرقابل‌دستکاری
سابقه‌ی تراکنش‌ها نباید بی‌ردپا حذف یا ویرایش شود. بهتر است اصلاح با سند اصلاحی انجام شود و هر تغییر ثبت شود. این کار اعتماد ساکنین را زیاد می‌کند.
۸) هزینه‌ها، جریمه و گزارش
ثبت هزینه با عکس فاکتور، هزینه‌های دوره‌ای، جریمه‌ی دیرکرد، اخطاریه و گزارش‌های قابل استخراج به اکسل از امکانات مهم‌اند.
۹) جلسه و رأی‌گیری
اگر ساختمان شما مجمع و رأی‌گیری دارد، ابزاری که حق رأی را درست مدیریت می‌کند (مثلاً فقط مالکین) و نتیجه را ثبت می‌کند، وقت زیادی ذخیره می‌کند.
۱۰) امنیت داده، پشتیبان و پشتیبانی
بپرسید اطلاعات شما کجا نگهداری می‌شود، پشتیبان‌گیری دارد یا نه، و اگر مشکلی پیش آمد چه کسی جواب می‌دهد. بهتر است بتوانید هر زمان خروجی داده‌ی خود را بگیرید.
ایران‌نو کجای این فهرست است؟
ایران‌نو یک نرم‌افزار آنلاین مدیریت ساختمان است با رابط فارسی و موبایل‌محور که شارژ، پرداخت و رسید، هزینه‌ها، جریمه‌ی دیرکرد، پیامک و اعلان گوشی، جلسه و رأی‌گیری، درخواست تعمیر و نیروهای خدماتی را در یک پنل جمع کرده است و هر نقش فقط بخش خودش را می‌بیند. هر ساختمان فقط بخش‌هایی را که لازم دارد روشن می‌کند.
بهترین روش انتخاب این است که ساختمان کوچکی را امتحان کنید، با چند ساکن آزمایش کنید و ببینید کار روزمره ساده‌تر می‌شود یا نه.